Wir möchten Ihnen anhand eines Praxisbeispiels zeigen, wie Sie als Auftraggeber die Praktikumswoche in Ihrer Region erfolgreich auf die Beine stellen können. Dazu schauen wir nach Osnabrück: Sabine Stöhr, Geschäftsführerin des Industriellen Arbeitgeberverbands Osnabrück (IAV), blickt auf mittlerweile drei erfolgreiche Jahre als Auftraggeberin der Praktikumswoche Region Osnabrück zurück.
In einem Vortrag beim Zukunftskongress erklärt Sie selbst das Vorgehen:
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Dieser Artikel fasst ihre Erfahrungen zusammen und zeigt: 1. wie Auftraggeber ein aktives Partner-Netzwerk aufbauen können, 2. wie die dortige Zielgruppenansprache über die Partner mithilfe der vorbereiteten Materialien bzw. wie die Pressearbeit ablief und 3. wie Sie die wöchentlichen Wasserstandsmeldungen zum Nachsteuern nutzen können.
1. Ein starkes Netzwerk aufbauen
Der Erfolg Ihrer Praktikumswoche hängt maßgeblich von der regen Beteiligung der regionalen Unternehmen und auch der Schüler statt. Um die Praktikumswoche in einer Region bei Unternehmen und jungen Leuten bestmöglich bekannt zu machen, hat sich gezeigt, dass die Beteiligung verschiedener Unterstützer notwendig ist, die die Aktion über ihre Netzwerke und Kanäle vor Ort breit bewerben können. Doch welche Institutionen kommen dafür infrage und was können Sie als Auftraggeber tun, um möglichst viele Partner ins Boot zu holen?
1.1 Das bestehende Netzwerk aktivieren
Vermutlich verfügen Sie als Auftraggeber bereits über gute Verbindungen in Ihre Region. Sie können diese Kontakte aktivieren und mit ihnen zur Praktikumswoche ins Gespräch gehen. In Osnabrück kannten sich einige der Akteure bereits vor der Praktikumswoche, bearbeiteten ähnliche Themen und standen dazu miteinander im Austausch. Frau Stöhr ging auf diese Kontakte zu und schlug vor, gemeinsam eine Praktikumswoche umzusetzen. Damit bot sie ein erstes konkretes und zeitlich sowie finanziell abgestecktes Projekt der Zusammenarbeit. Die Koordination des Netzwerks übernahm der IAV. Auf finanzieller Seite wurde sich darauf geeinigt, die Gesamtsumme unter den Partnern, die für Unternehmen und Wirtschaft stehen, aufzuteilen. Im Folgejahr konnte diese Kopfsumme sogar reduziert werden, da ein weiterer Förderer mit ins Projekt einstieg.
Den Initiatoren in Osnabrück ist es gelungen, viele Akteure aus Wirtschaft, Bildung und Verwaltung für die Praktikumswoche zu begeistern, die wiederum über viele Kanäle in Richtung Arbeitgeber und Schüler verfügen:
Folgende Institutionen sind Partner der PW Region Osnabrück:
Für die Unternehmensansprache:
Kammern (Industrie- und Handelskammer, Kreishandwerkerschaft, Landwirtschaftskammer)
Wirtschaftsförderungen Wigos und WFO
Agentur für Arbeit Osnabrück (Arbeitgeberservice)
Weitere Arbeitgeberverbände (DEHOGA und der Handels- und Dienstleistungsverband Osnabrück
Partner für die Ansprache von Schülern:
Regionales Landesamt für Schule und Bildung
Jobcenter Osnabrück & Jobcenter Landkreis Osnabrück (Maßarbeit)
Agentur für Arbeit Osnabrück (Berufsberatung)
Stadt Osnabrück: Jugendsozialarbeit
1.2 Das Netzwerk erweitern
Darüber hinaus trat der Auftraggeber auch an Institutionen heran, mit denen es zuvor noch keine gemeinsamen Themen der Zusammenarbeit gegeben hatte, die aber für die Ansprache der Zielgruppen relevant waren. So ist der IAV z.B. frühzeitig an die zuständige Rechtsanwaltskammer herangetreten und hat per Brief über die Aktion informiert, telefonisch dort nachgefasst und angeboten, Infomaterialien zu senden, welche die Kammer dann über ihre Kanäle an Kanzleien streute.
Weitere Akteure, auf die die Initiatorin im Verlauf der Praktikumswoche zuging und an die sie ebenfalls Musterschreiben und Medienmaterialien zur Weiterleitung schickte:
Ärztekammer
Gesundheitsnetzwerk GewiNet
Das IT-Netzwerk iuk aus Osnabrück
Wer als möglicher Partner zum Projekt hinzugezogen werden kann, ist auch Thema im gemeinsamen Auftaktgespräch zwischen Auftraggeber und stafftastic, dem Auftraggeber-KickOff. Dort wird ebenso der Zeitplan und die Aufgabenverteilung besprochen.
Die Idee ist, dass diese Partner-Akquise bis zum nächsten Meilenstein, dem “Partner-Orgatreffen” abgeschlossen oder sehr weit fortgeschritten ist. Zu diesem Termin kommen alle Akteure und Institutionen, die der Auftraggeber als Unterstützer “mobilisieren” konnte, zusammen. In diesem Termin wird den Partnern die Praktikumswoche vorgestellt und gezeigt, wie sie ihren Beitrag zum Erfolg der Praktikumswoche leisten können.
2. Kommunikation und Marketing - Wie können Partner unterstützen? Wie läuft die Pressearbeit ab?
Wir haben uns angeschaut, wer als Partner infrage kommen und wie Auftraggeber auf diese zugehen können, um eine strategische Allianz aufbauen zu können. Im Folgenden soll es darum gehen, wie die Zielgruppenansprache mit Unterstützung der Partner und den vorbereiteten Materialien funktionieren kann.
Im Partner-Orgatreffen wird die Praktikumswoche erklärt und die Partner für ihre Unterstützer-Rolle sensibilisiert. Dabei werden die verschiedenen Materialien für das Unternehmens- bzw. das Schülermarketing vorgestellt und erläutert, wie und wann die Partner diese am besten zur Ansprache einsetzen können. Zudem wird festgehalten, welche Möglichkeiten der Bewerbung welcher Partner zur Verfügung hat und einsetzen möchte.
Die Marketing-Materialien werden von stafftastic in einem Cloud-Ordner hinterlegt und stehen zum Start der Ansprache-Phase für die Partner zum Download bereit. Zuerst werden die Unternehmen angesprochen, um Praktikumsplätze auf der Vermittlungsplattform anbieten zu können. Etwa 4 Wochen später startet zusätzlich die Bewerbung bei den Schülern. Sobald das Unternehmensmarketing startet, erhalten alle Partner eine E-Mail mit dem Link zum Cloud-Ordner und dem Hinweis, dass sie von nun an die Praktikumswoche bei den Unternehmen bewerben können. Zum Start der Ansprache der Schülerinnen & Schüler, werden die Partner darüber ebenfalls per E-Mail informiert.
2.1. Zielgruppenansprache durch die Partner
Schauen wir uns im nächsten Schritt an, was jeder der einzelnen Partner der Praktikumswoche Osnabrück unternommen hat, um die Zielgruppen anzusprechen.
Maßnahmen zur Unternehmensansprache
Informierten über Rundschreiben / Direktmailing per E-Mail oder Brief die Unternehmen
Im eigenen Info-Newslettern auf die Praktikumswoche hingewiesen
Veröffentlichung von Artikel in Kammerzeitschriften
Veranstaltungen für Ansprache genutzt
In Beratungsgespräch und Unternehmensbesuchen
Social-Media-Posts, z.B. auf LinkedIn
Die Partner bespielten zeitgleich ihre Kanäle und ein Verteiler-Abgleich untereinander ist nicht notwendig, bzw. organisatorisch schwer zu realisieren. In den vergangenen Jahren wurden Unternehmen mehrfach auf die Praktikumswoche hingewiesen, hier kam es nicht zu negativen Reaktionen.
Maßnahmen bei Ansprache von Jugendlichen
Infoschreiben an Lehrkräfte
Schulpaket (Flyer und Plakate an Schulen versendet)
Social-Media-Posts insbesondere auf Instagram
Ansprache von Eltern, um über diese die Jugendlichen zu erreichen:
Kontaktaufnahme der Elternbeiräte
Elternbriefe der Schule
Social-Media-Posts, insbesondere Facebook & Instagram
Wir haben ein paar Ideen und Vorschläge zusammengefasst, wie Partner die Unternehmen und Jugendlichen erreichen können. Schauen Sie hierzu gerne auch in unsere Best-Practise-Checklisten in unserem Partner-Bereich.
2.2 Pressearbeit
Neben der Ansprache über das Partner-Netzwerk haben die Initiatoren aus Osnabrück die Praktikumswoche mithilfe lokaler Pressearbeit beworben. Hierzu gibt es mit stafftastic auch immer einen Termin, in dem über die Pressearbeit gesprochen wird. Neben der Standartpressearbeit hat sich Osnabrück folgende Dinge überlegt:
Emotionaler Fokus bei Presseaktionen
Um die emotionale Ansprache zu erhöhen, empfiehlt Frau Stöhr, die menschliche Seite der Praktikumswoche abzubilden. Damit wird auch die regionale Bedeutung der Initiative gestärkt. Dazu wurde versucht, in den einzelnen Regionalausgaben der Neuen Osnabrücker Zeitung (NOZ) jeweils einen Praktikanten in einem Betrieb zu Wort kommen zu lassen. Zudem zeigen Medien besonderes Interesse an “atypischen” Beispielen, wie etwa Schülerinnen, die sich in MINT-Bereichen ausprobieren. In diesem Artikel wird von einer Schülerin berichtet, die in das Berufsbild der Chemikantin schnuppert
Radiobeitrag mit OSRadio
In einem ca. 10-minütigen Radio-Interview stellte Frau Stöhr das Konzept und die Hintergründe zur Praktikumswoche vor. Das Interview können Sie sich hier anhören.
Falls Sie sich für weitere Tipps zur Pressearbeit interessieren, können Sie sich gerne unsere Key Learnings aus den vergangenen Praktikumswochen zu diesem Thema anschauen in einem anderen Artikel fassen wir zusammen, wie gute Pressearbeit zur Praktikumswoche geht.
3. Wasserstandsmeldungen zur Nachsteuerung nutzen
Mit dem Start des Marketings versenden wir unsere wöchentlich aktualisierten Wasserstandsmeldungen an Auftraggeber und Partner. Diese Reports geben einen Überblick über die Anmeldezahlen von Unternehmen und Praktikanten, über welche Marketingkanäle diese von der Aktion erfahren haben und wie das Angebot und die Nachfrage in den einzelnen Berufsfeldern aussieht. Die Wasserstandsmeldungen helfen dabei, den Fortschritt der Praktikumswoche zu überwachen und gezielt nachzusteuern.
Partner Jours fixes
Um gemeinsam eine erste Bilanz zu ziehen, findet etwa drei Wochen nach Beginn der Unternehmensansprache ein Termin mit den Partnern statt. Bei diesem Treffen schauen wir uns die aktuelle Wasserstandsmeldung an und besprechen, was schon getan wurde, wo es ggf. noch Handlungsbedarf gibt und halten fest, was die einzelnen Partner noch tun können. Eine Abstimmung zu diesen Themen mit den Schülermultiplikatoren geschieht etwa vier Wochen nach dem Start der Schüleransprache.
Die Nachsteuerung am Beispiel Osnabrück
Steigen die Anmeldezahlen von Unternehmen oder Praktikanten nicht wie erwartet oder sind zu wenige Praktikumsplätze in bestimmten Berufsfeldern verfügbar, ist dies für Auftraggeber (und Partner) mithilfe der Wasserstandsmeldungen schnell ersichtlich. Als Auftraggeber können Sie so direkt an die entsprechenden Partner herantreten. Dies kann auch Anlass sein, um nochmal auf neue Partner zuzugehen.
In Osnabrück zum Beispiel zeichnete sich ab, dass es im Bereich der Gesundheitsberufe zu wenig Praktikumsplätze für zu viele Interessenten gab. Also ging Frau Stöhr gezielt auf diese Partner zu, die die Nachricht einer starken Nachfrage freudig empfingen und zügig Maßnahmen ergriffen.
